5 raisons d'opter pour un logiciel de gestion de mandats
- Centraliser l’information
- Saisie rapide, sans duplicata
- Surveillance continue des budgets et des projets en cours
- Analyse des résultats
- Assistant facturation
La gestion de mandats ou gestion de prestations est un thème de plus en plus d’actualité afin d’assurer au mieux le suivi des projets en termes d’heures de travail et de budgets.
Tous les prestataires de services sont d’une manière ou d’une autre confrontés à cette problématique, que ce soit pour vérifier la rentabilité d’un mandat dans son ensemble ou simplement pour facturer les prestations en régie.
Il est essentiel pour une société de services d’avoir plus d’informations que le simple chiffre d’affaire réalisé sur un projet.
Le temps qu’a pris une tâche ou qu’un collaborateur a passé à effectuer une intervention, qu’est-ce qui reste à facturer, quelle est la part de travail interne ou facturable pour un collaborateur, comment se justifie-t-elle, etc… Cette mine d’information ne demande qu’à être exploitée !
Évidemment, il ne s’agit pas non plus de passer sa journée à analyser des statistiques et des rapports d’intervention. Ceci prend trop de temps et d’énergie.
Toutefois, exploiter sur simple clic les informations saisies et obtenir des renseignements pertinents est très agréable.
Le plus important est la pérennité des informations : si elles ne sont pas saisies, elles seront perdues à jamais.
Il existe de nombreux moyens de gérer cette problématique, mais l’efficacité est essentielle. Nombre de sociétés utilisent des fichiers Excel plus ou moins bien organisés, mais en général la rentabilité d’un tel système est très limitée, surtout si diverses personnes doivent accéder aux mêmes documents. La perte d’information est vite arrivée.
Dans tous les cas, cette méthode nécessitera un travail relativement important de réconciliation de l’information dans le but de facturer ou de contrôler les prestations.
Un logiciel tel qu’ioServices permet en premier lieu de centraliser les données, de définir de nombreuses informations par défaut (collaborateur, tarif, mandat, client, activité, etc…) évitant ainsi les doubles saisies et optimisant au mieux la vitesse de saisie et de transfert de l’information.
Une fois tout enregistré proprement, l’analyse et la facturation ne nécessitent plus que quelques clics !
